Økonomi

Noen er usikre på hva det betyr når økonomi nevnes i forbindelse med organisasjonsdrift, og kasserer-vervet/økonomiansvarlig er i mange organisasjoner vanskelig å rekruttere til.  Ikke fordi det er så vanskelig eller tidkrevende verv, men fordi det hviler mye ansvar på en person som sier seg villig til å passe på pengene til en organisasjon.

Gode rutiner er halve jobben.
Gode interne rutiner

Noen gode rutiner i styremøtene:

  • Sett opp økonomi som sak på hvert styremøte – be om rapporter satt opp mot budsjett
  • Be om bankutskrifter (som viser saldoer) i tillegg til rapporter på 2 – 3 styremøter pr år
  • Sørg for at 2 personer i styret signerer alle regninger før utbetaling skjer
  • Sørg for gode rutiner ved kontantbehandling – alltid to som teller opp kasser og signerer.

Kontantkasse
Korpsets kontantbeholdning bør til enhver tid være så liten som mulig. Sett gjerne en intern grense for hvor mye som kan være i kassen før overskytende skal settes inn på konto. Det er ofte lettere å holde oversikt over midler i banken enn penger i en boks. En bankkonto vil i tillegg gjerne gi renteinntekter.
(Deler av teksten er hentet fra Frivillighet Norges Organisasjonshåndbok)

Regnskap og budsjett

 

Regnskap:

  • Styreansvar å ha økonomisk kontroll i virksomheten
  • Sikre at penger har gått til det penger skal gå til
  • Sikre seg mot underskudd
  • Sikre seg mot mislighold og økonomisk kriminalitet

Budsjett:

  • Sikre at korpset prioriterer sine resurser sett opp mot formål, visjon og målsetting
  • Prioritere og prioritere vekk
  • Skape kontroll over økonomien i korpsetRevisjon:
  • Regnskapet skal revideres hvert år, det er ikke andre krav til regnskap i frivillige organisasjoner at det er valgte revisorer som går gjennom. Vi anbefaler at det er 2 valgte revisorer
  • Revisor godkjenner ikke et regnskap, det er det årsmøte som gjør. Revisor går gjennom regnskapet før årsmøtebehandling.

Hvem er interessert i regnskapet?

  • Alle eierne (dvs medlemmene og deres foresatte (i skolekorps)) eier regnskapet
  • Regnskapet skal og sendes til de som man mottar støtte fra
  • Regnskapet sendes også sammen med annen årsmøtedokumentasjon til enhetsregisteret i Brønnøysund
  • Du kan få bokettersyn i virksomheten og regnskapet skal oppbevares i 10 år

Har korpset tatt i bruk KORPSDRIFT bør også revisor ha tilgang direkte til korpsets regnskap.

Penger i korpskassen

Via Norges Musikkorps Forbund finnes en rekke muligheter for økonomisk støtte.

Noen er korpstypeavhengige, for eksempel kan Instrumentfond kun søkes av skolekorps, mens andre er avhengige av antall medlemmer under 26 år (Frifond), mens VO-midler kun kan søkes av korps som fyller kriteriene i voksenopplæringsloven. Det finnes også en rekke andre mulige støtteordninger, både lokale og nasjonale, som kan søkes uavhengig av NMF.

NMF formidler for tiden disse ordningene: (Dette er LENKER til andre sider, der tilskuddsordningene er beskrevet)
Voksenopplæring
Frifond
Instrumentfond
Momskompensasjon
Julekalender
Grasrotandelen
Skattefradrag gjennom gaver

I tillegg finnes mange andre støtteordninger som er mer eller mindre formaliserte.

Under her finner du mer om dette:

  • 10 tips for å søke støtte
  • Eksempel på søknad om pengestøtte uten definert søknadsskjema
  • 10 tips til rapportering til støttegivere

10 tips om søknadsskriving

Det holder ikke bare med en god ide. For å få penger til et spennende prosjekt, må det også skrives en god søknad.

Her er ti tips fra LNU om hvordan du skriver en god søknad:

1. Vurder kritisk om dere skal søke om støtte
Å søke om støtte til et prosjekt er mye arbeid. Vær derfor helt sikker på at den støtteordningen dere søker om støtte fra, er den riktige for dere.

2. Bruk retningslinjene aktivt
Retningslinjene er din venn! Uten retningslinjer ville det være veldig vanskelig å skrive søknader. Bruk retningslinjene aktivt i skriveprosessen, og husk at det er deres oppgave å argumentere for hvorfor prosjektet deres faller inn under støtteordningens retningslinjer. Hvis retningslinjene er uklare, ta kontakt med støttegiver i god tid før søknadsfristen.

3. Vær bevisst på hvem som er mottaker av søknaden
Skreddersy alltid søknaden til den støtteordningen dere skal søke penger fra. Husk at forskjellige mottakere kan legge forskjellig mening i det samme utsagnet. Et tips er å tenke hva dere selv ville sett etter hvis du hadde vært mottaker, og at dere får noen som ikke kjenner prosjektet til å lese gjennom søknaden før dere sender den.

4. Tenk at dere skal selge dere selv
For å skrive en god prosjektsøknad må dere både selge en prosjektidé, selge organisasjonen deres og selge organisasjonens evne til å gjennomføre prosjektet. Det er som regel begrenset med penger til fordeling, og det er deres oppgave å gi støttegiver gode argumenter for at akkurat dere skal få det dere søker om.

5. Jobb grundig med målformuleringer
Målstyring er viktig av flere grunner. Det sikrer at prosjektet er i samsvar med organisasjonens overordnede mål, og det sikrer at man har en felles forståelse for prosjektet. Målstyring er også avgjørende for å kunne måle resultatene av prosjektet i ettertid. Det er viktig at alle parter som deltar i prosjektet blir enig om målene sammen

6. Spør, spør, spør
Bruk tiden i forkant av søknadsfristen til å få avklart uklarheter. Det er bedre å spørre en gang for mye enn en gang for lite. Si «ja takk» til alle tilbud om veiledning og kurs, man blir aldri utlært. LNU har egne kurs om søknadsskriving

7. Forklar, forklar, forklar
Forklar heller litt for mye enn litt for lite i søknaden. Leseren av søknaden er svært sjelden ekspert på hvordan din organisasjon jobber. Hvis dere for eksempel skal holde et ledertreningskurs, må dere forklare hva som skal skje, hvem som skal delta, hvilken metoder dere skal benytte osv. Bruk eksempler og tidligere erfaringer.

8. Pass på sammenhengen mellom budsjett og søknad
Budsjettet er et viktig vurderingsgrunnlag for støttegiver. Det er derfor viktig at budsjettet er oversiktlig. Pass på at det skal være sammenheng mellom hva dere skriver i søknaden og linjene i budsjettet. Dersom prosjektet består av flere aktiviteter i løpet av prosjektperioden må dere lage underbudsjett for hver aktivitet.

9. Bruk tidligere erfaringer
Hvis prosjektet dere søker om støtte til har pågått over lenger tid, bør dere bygge søknaden på rapporter som er skrevet. Hvis prosjektet er nytt kan dere bruke erfaringer fra lignende prosjekter eller ta kontakt med andre organisasjoner.

10. Sjekk tidsfrister
Dobbelsjekk alle tidsfrister for støtteordningen. Få støttegivere har fleksible tidsfrister. Et lurt tips er å lage en aktivitetskalender med alle tidsfristene. Hvis dere på grunn av for eksempel sykdom ser at dere ikke vil klare å holde tidsfristen, må dere så snart som mulig ta kontakt med støttegiver for å finne ut hvilke muligheter som finnes for utsettelse.

Kilde: LNU

Eksempel på søknad om pengestøtte uten definert søknadsskjema

10 tips til rapportering til støttegivere

Rapportering er viktig overfor de som har gitt dere penger, slik at de kan kontrollere at
midlene faktisk har gått til det formålet de var ment til. Men det kan også være lurt i forhold
til deres egen organisasjon å skrive ned erfaringene fra et prosjekt/en aktivitet i en rapport.

1. Krav

Se på retningslinjene til støtteordningen og sjekk hvilke krav som stilles til rapporten.
2. Form
Det kan også være at støttegiverne har krav til formen på rapporten. Skal den for
eksempel skrives i eget skjema?
3. Underveis
Mens dere jobber med et prosjekt eller en gjennomføring av det dere søkte støtte til, kan
det være lurt og allerede tenke på rapporten. Et tips kan være å lage en såkalt
”delrapport” underveis i gjennomføringen, slik at dere er sikre på at alt dere har gjort blir
ført i pennen.
4. Regnskap
Det er selvfølgelig lurt å føre regnskap underveis. Slik sikrer dere også at dere holder
budsjettet. Her er det veldig viktig å sjekke med støttegiveren om de krever revisjon av
regnskapet, og i så fall må det settes av god tid til dette slik at rapport og regnskap
leveres inn i tide. Husk å lage et godt system for oppbevaring av bilag som for eksempel
kvitteringer.
5. Gjennomføring
Når dere skrev søknad, la dere også ved en plan over hva som skulle gjøres. Har dere
overholdt denne planen? Hvis ikke, hva var grunnen til det?
6. Mål
Dere har et formål for organisasjonen, og kanskje et mer konkret formål for det dere
søkte støtte til. Har dere oppnådd målene?
7. Erfaringer
Hva har dere lært? Beskrivelse av erfaringer gjør at andre i organisasjonen som leser
rapporten kan lære av dem og kanskje gjennomføre et tilsvarende prosjekt.
8. Resultater
Hva skal dere gjøre med de erfaringene dere har gjort? Dersom prosjektet er avsluttet:
hvordan tar dere med dere det dere har lært videre i organisasjonen? Dersom dere skal
gjennomføre noe liknende opplegg: hvordan går dere frem?
9. Frist
Mange støtteordninger har en tidsfrist, som betyr at dersom pengene ikke brukes
innenfor denne fristen, må de betales tilbake.
10. Frist II
Husk å levere rapporten i tide. Dersom dere ikke overholder fristen, kan det føre til at
dere må betale tilbake tilskuddet.

Lær mer!

Frivillighet Norges økonomikurs
Det er lurt å gå på et kurs i økonomistyring i frivillige organisasjoner dersom man er ny i organisasjonslivet eller er usikker på hvordan man skal gå frem. Dersom styret har den kunnskapen de trenger for aktivt å kunne styre og kontrollere den økonomiske utviklingen til organisasjonen, er det enklere å gjøre jobben. Frivillighet Norge arrangerer grunnleggende kurs i enkel budsjettering og regnskapsføring, og om hvordan man skriver en god prosjektsøknad når organisasjonen søker støtte. Gå inn på Frivillighet Norges hjemmesider for å lære mer om kursene.

Også NMF arrangerer kurs i bruk av KORPSDRIFT, NMFs program for korpsadministrasjon. Ta kontakt med ditt nærmeste regionkontor for å høre når og hvor det er satt opp kurs, og hvilket innhold kurset vil ha.
NMF tilbyr

  • Generelt kurs i bruk av Korpsdrift
  • Kassererkurs/Grunnkurs regnskap i Korpsdrift
  • Kassererkurs/Videregående kurs regnskap i Korpsdrift

Disse kursene er normalt gratis for alle NMFs medlemskorps, med mindre de inngår som del av større konferanser o.l.