Rutiner for varsling av kritikkverdig forhold i NMF

1. Hva er varsling?

Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det kritikkverdige. I NMF ønsker vi at du sier fra om uetisk atferd som er i strid med våre verdier, svekker NMF sitt omdømme og/eller øvrige kritikkverdige forhold. Varslingsrutinene gjelder for ansatte i NMF og for eksterne varslere. Forhold som berører NMF sine medlemsorganisasjoner, må varsles direkte til det organisasjonsleddet det gjelder.

2. Rett til å varsle om kritikkverdige forhold

En ansatt har alltid rett til å varsle om forhold den ansatte mener er kritikkverdige.
Eksempler på kritikkverdige forhold som bør varsles er:

– Brudd på lover og forskrifter som gjelder for virksomheten
– Brudd på bedriftens interne retningslinjer
– Trakassering eller annen utilbørlig handling overfor medarbeidere
– Fare for liv og helse
– Uetiske handlinger eller unnlatelser

3. Plikt til å varsle

Arbeidstaker har plikt til å varsle arbeidsgiver om kriminelle forhold, trakassering/diskriminering av ansatte og om forhold der liv og helse er i fare.

4. Fremgangsmåten ved varsling

Arbeidstakers fremgangsmåte med varslingen skal være forsvarlig og lojal. Det vil si at varslingen skal gjennomføres på en måte som er minst mulig skadelig for virksomheten innenfor rammen av den alvorsgrad som ligger til grunn for varslingen.
Varslingen må være saklig begrunnet i noe som kan anses som kritikkverdig ut fra en objektiv (uavhengig) vurdering.

Arbeidstakeren må også ta tilbørlig hensyn til arbeidsgivers og virksomhetens interesser med hensyn til måten det varsles på. Varsling som er motivert av ønske om å skade eller utsette virksomheten for renommérisiko, er ikke forsvarlig. Varsling skal skje på en slik måte at arbeidsgiver påføres minst mulig skade eller risiko, samtidig som det skal være en fremgangsmåte som er tilstrekkelig til å sikre at forholdet blir korrigert. Varslingsrutiner NMF

Varselet bør skje skriftlig, og arbeidstaker bør klargjøre følgende:
– Hva gjelder det kritikkverdige forholdet
– Beskrivelse av hendelsen/unnlatelsen
– Tid og sted for forholdet
– Hvem antas involvert i forholdet
– Eventuelle vitner til forholdet som kan ha mer informasjon om dette
– Om forholdet er varslet tidligere eller på andre måter

Virksomhetens skjema for avviksmelding i HMS-systemet kan benyttes.

5. Intern varsling

Arbeidstakere skal som hovedregel først varsle internt. Kritikkverdige forhold skal hvis praktisk mulig først varsles nærmeste overordnede.
Dersom nærmeste overordnede er involvert i det kritikkverdige forholdet, skal varsel rettes til dennes overordnede. Om nødvendig kan øverste leder og/eller varslingsutvalget kontaktes. I arbeidsmiljøsaker kan varsel også rettes til verneombudet.

6. Ekstern varsling

Dersom intern varsling i virksomheten ikke fører til oppretting av avviket, kan arbeidstaker varsle om forhold til den offentlige myndighet som har ansvar for tilsyn på det området avviket gjelder.

7. Varsling til allmenheten/media

Varsling til allmenheten gjennom mediene uten først å ha varslet internt og til offentlig myndighet, er normalt å anse som uforsvarlig og illojalt. Slikt kan bare forsvares dersom det ikke finnes andre måter å få behandlet varselet på og varsleren har godt bevismessig grunnlag for kritikken som reises.

8. Kontradiksjon ved behandling av varsel

Dersom varselet berører andre personer, skal vedkommende få mulighet til å fremstille sitt syn på kritikken i varselet, og få komme frem med relevante anførsler og bevis relatert til saken.
Om nødvendig behandles undersøkelsene ved hjelp av ekstern gransker, eller arbeidsgiver kan anmelde saken til offentlig myndighet for undersøkelse og vurdering.
I saker hvor det av hensyn til politietterforskning er viktig at vedkommende det er varslet om ikke gjøres kjent med varslet, vil det ikke bli orientert om varselet. Varslingsrutiner NMF

9. Tilbakemelding til varsleren

Arbeidsgiver plikter alltid å gi tilbakemelding innen rimelig tid på varselet og skal meddele hvordan saken blir eller er behandlet og hva som blir utfallet av saken.

10. Orientering til de varslet omhandler

Den det varsles om skal også få orientering om utfallet av undersøkelser og vurderinger som er gjort, samt eventuell videre saksgang.

11. Fortrolighet

Varslerens identitet må ofte avklares for at arbeidsgiver skal ha mulighet til å undersøke kritikken og for at den som er berørt av varselet skal kunne imøtegå kritikk og gi treffende avklaringer. Varslerens identitet er også nødvendig for at arbeidsgiver skal kunne gi tilbakemelding om behandlingen av varselet. Normalt skal derfor varsel ikke gis anonymt.
Et varsel om kritikkverdig forhold skal så langt som mulig behandles konfidensielt, slik at de berørtes omdømme og personvern ivaretas i undersøkelsesfasen og ved gjennomføring av korrigerende tiltak.

12. Vern for varsleren

Arbeidsmiljøloven har nedfelt forbud mot gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler om kritikkverdig forhold på forsvarlig måte i samsvar med foreliggende retningslinjer og bestemmelser i arbeidsmiljøloven.
Arbeidstaker forventes å gi skriftlig beskjed dersom han/hun mener å bli utsatt for gjengjeldelse for berettiget varsling i samsvar med kravene. Det må klargjøres hva forskjellsbehandlingen gjelder og hvorfor dette har forbindelse med varslingen.
Arbeidstaker som blir utsatt for gjengjeldelse i strid med arbeidsmiljølovens bestemmelser, kan kreve oppreising/erstatning uten hensyn til arbeidsgivers skyld.

Mål og definisjoner

Formål
Norges Musikkorps Forbund skal gjøre musikkorps til en attraktiv fritidsinteresse for alle barn, unge og voksne. Dette gjør vi ved å sikre gode vekstvilkår for korpsene, tilby aktiviteter av høy kvalitet og synliggjøre korpsenes betydning. Gjennom vårt arbeid er vi en sentral bidragsyter til livslang læring, økt livskvalitet og kulturbygging i hele landet. NMF sin virksomhet bygger i tillegg på tre grunnleggende verdier: Inkluderende, inspirerende, engasjert.

For best mulig å fremme organisasjonens formål og verdier er det et mål at NMF skal være en trygg organisasjon. Det vil si å være et trygt felleskap for alle ansatte, musikanter og tillitsvalgte i hverdagen og på arrangementer. NMF vil arbeide målrettet for at seksuell overskridende adferd, seksuelle overgrep og seksuell trakassering ikke finner sted!

For å sikre en trygg organisasjon er det nødvendig med både forebyggende arbeid og et effektivt beredskapsarbeid. Det er forbundsstyrets ansvar at oppdaterte retningslinjer for håndtering oppdateres, og administrasjonens ansvar at disse til enhver tid er på plass.

Dette dokumentet gir retningslinjer for NMF hvis et overgrep blir avdekket, og de formelle reaksjoner som skal tas når det er mistanke om eller/og bekreftet seksuell trakassering, seksuell overskridende adferd eller et seksuelt overgrep.

Disse retningslinjene gjelder følgende forhold:

Seksuelle overgrep:
Ufrivillige seksuelle handlinger gjort av en person mot en annen i en relasjon av tillit eller tvang. Dette inkluderer seksuelle handlinger eller ytringer som en person med høyere alder og /eller mer makt gjør mot et barn eller ungdom som ikke forstår handlingene, ikke har nok erfaring eller kunnskap til å komme seg ut av det.

Grenseoverskridende seksuell adferd:
Handlinger som bryter med de grenser en person har for å beskytte sin integritet. Dette kan være, men er ikke begrenset til, uønskede seksuelle tilnærmelser, oppfordring om seksuelle tjenester, verbal eller kroppslig atferd av seksuell natur som oppleves ydmykende og/eller invaderende. Inkluderer handlinger på nett og sosiale medier.

Seksuell Trakassering:
Seksuell trakassering er uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom. I seksuell ligger at det spiller på kropp, kjønn og seksualitet. Oppmerksomhet omfatter både verbal og fysisk atferd og utgjør trakassering i det at oppmerksomheten fortsetter etter at fornærmede har gitt uttrykk for at det er uønsket. Seksuell trakassering inkluderer forskjellsbehandling på bakgrunn av kjønn/ kjønnsidentitet og kan i de tilfeller betegnes som kjønnsmobbing.

Hva gjør jeg hvis jeg mottar mistanke, melding eller anklage?

1. Lytt nøye, bekreft det du har hørt og opptre rolig. Ta gjerne notater enten under samtalen (om det er naturlig) eller umiddelbart etterpå. Det kan være en sterk opplevelse å bli kjent med andres krenkelser. Det skal, hvis det er praktisk mulig, alltid være to tilstede ved mottak av melding.

2. Sikre om nødvendig situasjonen for den utsatte, og kontakt aldri den som anklages før situasjonen er kartlagt. Alle som forteller om overgrep, skal ivaretas av den som får den første betroelsen inntil andre overtar. Gi trygghet, slik at den utsatte opplever å bli trodd. Du kan ikke love å holde informasjonen hemmelig.

3. Kontakt varslingsutvalget i NMF og informer om situasjonen. Dersom saken gjelder noen i varslingsutvalget, kan den som har mottatt mistanke, melding eller anklage, kontakte president i NMF. Hvis den utsatte er under 15 år skal foreldre og eventuelt barnevern varsles. Dersom den utsatte er mellom 15 og 18 år skal kontakt med foreldre skje etter dialog med den utsatte.

4. Dersom overgrep eller overskridelser avdekkes under en aktivitet eller arrangement:
a. Varsle umiddelbart den som er ansvarlig for trygghet på arrangementet/reisen eller generalsekretær direkte på telefon. Hvis dette ikke er mulig, kontakt president eller HR-ansvarlig.
b. Vurder om det er behov for psykisk eller fysisk helsehjelp til den som er utsatt. Ved alvorlige fysiske overgrep skal man bistå den utsatte med besøk til voldtektsmottak for å sikre bevis.

Rammer for videre oppfølging og saksgang

Oppfølging underveis
Det vil alltid være flere personer som er involvert når det kommer en mistanke eller en beskyldning om grenseoverskridende atferd/seksuell trakassering og/eller overgrep. Alle bør bli ivaretatt. Spesielt gjelder dette for den som er utsatt og den mistenkte. Hensynet til den utsatte vil ha forrang i fasen der saken blir undersøkt.

Oppfølging av saken i sin helhet vil bli ivaretatt av varslingsutvalget. Tiltak og håndtering skal dokumentertes underveis og arkiveres i etterkant. Alle møter skal refereres og signeres.

Ordinære regler for habilitet gjelder, og kontakt- og ressurspersonene kan ikke ha tilknytning til eller interesser i den aktuelle saken.

Melde til politiet
I de tilfeller et varsel er et brudd på norsk lov bør organisasjonen melde forholdet til politiet eller hjelpe den som har vært utsatt for den straffbare handlingen å anmelde. Det er imidlertid viktig å være bevisst at å ta beslutning om å anmelde kan være vanskelig for den som har vært utsatt. Det er derfor være viktig å la den som har varslet / har vært utsatt selv bestemme når en anmeldelse skal skje og få hjelp av en bistandsadvokat for å få råd om gangen i en anmeldelse. I alvorlige tilfeller av seksuallovbrudd har man automatisk krav på bistandsadvokat.

Uttalelser til media
I slike saker som nevnt ovenfor, kan det medføre et mediepress. Dersom media ber om en uttalelse, er det generalsekretær som uttaler seg, om ikke annet er avtalt i varslingsutvalget. Uansett hvem som uttaler seg, skal man ikke gå ut med navn, og man skal ivareta alle parter.

Videre saksgang når tillitsvalgte er involvert

Det vil alltid være flere personer som er berørt når det kommer en mistanke eller en anklage om grenseoverskridende adferd og/eller overgrep. Alle bør bli ivaretatt. Spesielt gjelder dette den utsatte og den mistenkte/anklagede. Hensynet til den utsatte vil ha forrang i fasen hvor saken undersøkes.

Videre saksgang består av individuelle møter med de berørte partene for å få klarhet i hva som har skjedd, vurdering om forholdet skal politianmeldes og vurdering om forholdet skal få konsekvenser for personen det er varslet om.

1. Varsel mottas og undersøkes. Organisasjonen skal ikke etterforske, men få klarhet i om forholdet er et lovbrudd og om det skal anmeldes. I de fleste saker vil den utsatte få bestemme om hen ønsker at forholdet skal anmeldes. I grove tilfeller må organisasjonens ledelse vurdere om forholdet vil anmeldes selv om den utsatte ikke ønsker dette, for at politiet skal kunne sette i gang en etterforskning.

2. Hvis forholdet som det blir varslet om politianmeldes vil, som hovedregel, ikke den som er mistenkt bli kontaktet før politiet er ferdig med sin etterforskning. Dette for å sikre bevis og at politiet får første samtale med involverte parter. Unntak fra dette er behov for å suspendere personer der vurderingen er at det stor fare for gjentagelse.

3. Suspensjon: En tillitsvalgt som blir anklaget, mistenkt eller anmeldt for alvorlige brudd vil som hovedregel bli suspendert fra verv og oppgaver, inntil saken er avklart med politi, rettsinstans og i organisasjonen. Suspensjon vil også kunne gjelde deltakelse på arrangementer og for anmeldte forhold utenfor NMF. Det er varslingsutvalget i NMF som fatter vedtak om suspensjon etter disse retningslinjene. Suspensjonen vil stå inntil nytt vedtak er fattet.

4. Når saken er ferdig behandlet i politi og rettsinstanser eller i de saker hvor det ikke foreligger en politianmeldelse, vil Varslingsutvalget i NMF arrangere møter med alle berørte parter en og en. Det er viktig at alle berørte parter får mulighet til å uttale seg og blir hørt på lik linje. Det oppnevnes kontaktpersoner for den som har varslet og for personen det er varslet om for å trygge begge parter mest mulig som del av prosessen.

5. Når en mistenkt ikke ønsker å forklare seg for organisasjonen vil Varslingsutvalget kunne konkludere på bakgrunn av de fakta de har i saken etter 6 måneder. En person som har alvorlige varsler mot seg og ikke ønsker å forklare seg, vil automatisk bli suspendert inntil saken er avsluttet. Når personen ikke ønsker å forklare seg vil saken bli henlagt, men varselet kan lagres i en avtalt tidsperiode for å kunne tas opp igjen dersom ny informasjon kommer inn.

6. Varslingsutvalget har myndighet til å fatte vedtak, inkludert disiplinærtiltak, i saker de behandler. Vedtak fattet av varslingsutvalget kan ankes til forbundsstyret. Klagen sendes til president og må være mottatt innen fire (4) uker fra vedtaket er mottatt.

Retningslinjer dersom den anklagede er ansatt i NMF

Når en ansatt er mistenkt/anklaget/anmeldt er det arbeidsgiver ved generalsekretær som håndterer saken i tråd med de arbeidsrettslige reglene på området.

Alle i NMF» er alle medlemmer, tillitsvalgte, ansatte i korpset og øvrige ansatte i NMF. Med ansatte menes både fast ansatte og personer som via kontrakt opptrer på vegne av organisasjonen.

Alle forhold eller oppførsel som strider imot våre retningslinjer ønsker NMF at du skal melde ifra om. Slik kan vi bekjempe diskriminering, seksuell trakassering, grenseoverskridende adferd og mislighold, og fortsette å sikre en god og trygg kultur i alle korps i NMF.

Hva er et varsel?
Å varsle betyr å si ifra, melde fra om eller advare om kritikkverdige eller ulovlige hendelser eller handlinger. Målet med å varsle er å si fra til en person som kan gjøre noe med det som har skjedd, ivareta involverte personer og stoppe at det skjer igjen. Ved mistanke eller tvil om straffbare forhold skal politiet kontaktes.

Hvem kan varsle?
Alle har rett til å varsle, alle korpsmedlemmer, tillitsvalgte, ansatte, og besøkende. Tillitsvalgte og ansatte har plikt til å melde ifra til sin nærmeste leder dersom de ser eller opplever bekymringsverdige forhold i organisasjonen.

Når kan du varsle?
Du har alltid mulighet til å varsle. Hører du rykter, er bekymret eller i tvil, – si ifra slik at situasjonen kan oppklares. Det er lav terskel for å si ifra og alle henvendelser tas på alvor.

Eksempler på kritikkverdige forhold:
• Mobbing, diskriminering og rasisme.
• Økonomisk mislighold og korrupsjon
• Seksuell trakassering og overgrep.
• Brudd på retningslinjene
• Lovbrudd.

Hvordan kan du varsle?
Du kan varsle skriftlig eller muntlig. Å varsle muntlig kan skje i møte eller på telefon. Et skriftlig varsel kan sendes på epost eller brev. Du kan varsle anonymt, men vi ønsker gjerne at du oppgir fullt navn slik at saken kan undersøkes grundig.
Du kan alltid varsle leder i korpset, eller til andre i organisasjonen du er trygg på. Du kan også varsle daglig leder i regionen, styreleder, og medlemmer av varslingsutvalget.
Varslingsrutiner NMF

Den som varsler oppfordres til å informere om:
• Hva det varsles om, hvor og når det skjedde og hvem som er involvert.
• Kontaktinformasjon.
• Om andre er informert i saken, i så fall hvem.
• Gjerne forslag til tiltak og hensyn som bør ivaretas.

Alle varsler blir behandlet strengt fortrolig og av så få som mulig.

1. Hva er varsling?
Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det kritikkverdige. I XX korps ønsker vi at du sier ifra om uetisk atferd som er i strid med våre verdier, svekker XX korps sitt omdømme og/eller øvrige kritikkverdige forhold.
XX korps er tilsluttet Norges Musikkorps Forbund (NMF) med tilhørighet NMF XX region.
NMF har utarbeidet varslingsrutiner for medlemskorpsene og tillitsvalgte i organisasjonen.
Varslingsrutinene gjelder for XX korps.
Ved å varsle om kritikkverdige forhold i korpset eller NMF, kan leder rydde opp, noe som igjen skaper bedre forhold i organisasjonen og korpset.

2. Rett til å varsle om kritikkverdige forhold
Som medlem, ansatt, tillitsvalgt, innleid konsulent eller person som arbeider på oppdrag for korpset, har du alltid rett til å varsle om forhold du mener er kritikkverdige.
Eksempler på kritikkverdige forhold som bør varsles er:
– Brudd på lover og forskrifter, kriminelle handlinger og lovbrudd
– Opptreden i strid med NMFs verdier og anbefalinger for god korpskultur
– Mobbing
– Seksuell trakassering og overgrep
– Fare for liv og helse
– Rusmisbruk
– Uetiske handlinger eller unnlatelser
– Andre opplevelser som ikke skal skje

3. Fremgangsmåten ved varsling
I utgangspunktet bør varsling skje skriftlig enten via epost, notat, brev ell. til ansvarlig leder.
Varsling kan også skje muntlig, men da må mottaker dokumentere dette skriftlig i en omforent versjon.
Muntlig varsling kan skje via telefon eller ved personlig møte til ansvarlig leder i korpset.
Varslingsrutiner NMF
Varselet bør inneholde:
– Fullt navn
– Dato for rapportering
– Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjon
– Sted for handlingen
– Konkret hva man har observert
– Eventuelle andre vitner
– Eventuell kjennskap til andre og/eller tidligere saker som kan være relevante
Varsling kan gjøres anonymt, men det er ønskelig at din identitet oppgis av hensyn til å
kunne undersøke saken så grundig som mulig. Dersom du varsler skal uansett navnet ditt
være en fortrolig opplysning.
Varsler knyttet til navngitte forhold er å anse som personopplysninger og skal behandles i
tråd med reglene i personopplysningsloven.
Varslingen skal være forsvarlig. Det betyr at den som varsler må være i god tro om at det
som har skjedd er kritikkverdig, og at det varsles til de personer som er angitt som
mottaker. Varsling som er motivert av ønske om å skade eller utsette noen for
renommérisiko, er ikke forsvarlig.
Det er også forsvarlig å si fra til offentlige myndigheter, men du skal som hovedregel først
varsle internt.
Dersom den som mottar varselet mener at varselet ikke er forsvarlig, er det mottaker som
må bevise det. Dersom ansvarlig leder har behov for informasjon og rådgivning, kan de ta kontakt med daglig leder i regionen.

4. Hvordan behandles varselet?
Alle meldinger vil bli loggført og tatt alvorlig. Saken skal håndteres så raskt som mulig og senest innen en uke. Om nødvendig behandles undersøkelsene ved hjelp av ekstern gransker, eller korpset kan anmelde saken til offentlig myndighet for undersøkelse og vurdering. Korpset skal aldri hindre eller råde noen fra å kontakte politiet. Dersom korpset er i tvil om hva en skal gjøre, kan offentlige instanser kontaktes for rådgivning.
Dersom det gjelder lovbrudd mot myndig person, skal en sterkt oppfordre personen om å selv melde saken til politiet, og gjerne tilby å bli med personen til politiet. Dersom det gjelder lovbrudd/overgrep mot mindreårige, skal en informere foresatte, og i samråd med disse melde saken til politiet.
Dersom en mistenker at den/de foresatte selv har begått lovbrudd/overgrep mot den mindreårige bør en selv ta kontakt med politiet eller kontakte barnevernet i kommunen.
Daglig leder i regionen kan kontaktes for råd og retningslinjer for hvordan et varsel skal behandles.
Varslingsrutiner NMF

5. Tilbakemelding til varsleren
Korpset plikter alltid å gi tilbakemelding innen rimelig tid på varselet og skal meddele hvordan saken blir eller er behandlet og hva som blir utfallet av saken.
Varslerens identitet må ofte avklares for at korpset skal ha mulighet til å undersøke kritikken og for at den som er berørt av varselet skal kunne imøtegå kritikk og gi nødvendige avklaringer. Varslerens identitet er også nødvendig for at korpset skal kunne gi tilbakemelding om behandlingen av varselet. Normalt skal derfor varsel ikke gis anonymt.
Et varsel om kritikkverdig forhold skal så langt som mulig behandles konfidensielt, slik at de berørtes omdømme og personvern ivaretas i undersøkelsesfasen og ved gjennomføring av korrigerende tiltak.

6. Orientering til de varslet omhandler
Den det varsles om skal også få orientering om utfallet av undersøkelser og vurderinger som er gjort, samt eventuell videre saksgang.
I saker hvor det av hensyn til politietterforskning er viktig at vedkommende det er varslet om ikke gjøres kjent med varslet, vil det ikke bli orientert om varselet.

7. Vern for varsleren
Den som varsler er beskyttet mot gjengjeldelse. Med dette menes at den som varsler ikke skal utsettes for mobbing, trakassering eller forskjellsbehandling. Dersom varsler likevel opplever dette, skal vedkommende straks melde fra om dette. Det må klargjøres hva forskjellsbehandlingen gjelder og hvorfor dette har forbindelse med varslingen