Nyttige verktøy for korpset i høst
Et nytt korpsår står for døren. I denne artikkelen gir vi tips til en del nyttige verktøy som kan gjøre hverdagen enklere for styremedlemmene.
Øvelser, konserter, styremøter, instrumenter, noter og mer til. Mange styrer har nok kjent på en aldri så liten avmaktsfølelse når de skal drifte korpset. Innimellom er det stor utskiftning i styret og flere av de nye har liten erfaring med korps, særlig i skolekorpsene. Men det finnes mange gode tips til hvordan en kan drifte korpset enklere og bedre!
Styrets hovedoppgave er å sørge for god drift av korpset. Vi har samlet en oversikt over oppgaver og ansvar i en egen artikkel om dette.
Det er viktig at styrets arbeid er godt organisert, at en holder jevnlige styremøter og har god oversikt over hvilke saker en jobber med og hva en vedtar. Et tips der er å sjekke ut styrearbeidsløsningen som er inkludert i Styreportalen. Der kan en lage sakslister, innkalle til møter og føre referat i en løsning, som gir en god oversikt over hva en har blitt enige om, og en holder det samlet en plass for enklere oversikt når nye styremedlemmer kommer inn.
Politiattest er en ting som er nødvendig å forholde seg til, og som krever litt struktur og orden i sysakene. Normalt vil styret velge en som har hovedansvaret for å innhente politiattester og at alle i korpset som jobber med barn og unge har fremvist en gyldig politiattest. Du kan lese mer om politiattest her.
Styreportalen AS i samarbeid med Manymore har utviklet en løsning som gjør jobben vesentlig enklere. Styreportalen kommer til å sette opp to webinarer om den nye løsningen i løpet av september måned. Med den nye løsningen kan man holde styr på hele prosessen med politiattest på en enkel måte. En annen ting som er bra med denne løsningen, er at den også hjelper med informasjon til de som skal levere inn politiattest. På den måten har politiattestansvarlig i styret full kontroll på hvem som skal levere inn og hvor langt i prosessen de har kommet.
Gå inn her og meld deg på webinar!
God kommunikasjon er viktig både med medlemmer og foresatte, og eksternt. Når det gjelder intern informasjon er det å sørge for at informasjon fra korpset kommer frem til medlemmene, og at de enkelt har oversikt over øvelser/seminarer/konserter. Der kan det være greit å sjekke medlemsappen Tutti som korpset har som en del av løsningen i Styreportalen. Da kan en enkelt sende ut informasjon, og medlemmer kan selv melde frafall til øvelser.
For ekstern kommunikasjon er det viktig å vise frem korpset, når en har konserter, informasjon til potensielle medlemmer med mer. En god nettside gir et godt førsteinntrykk. Dersom noen lurer på om de skal starte i korpset, er det å klikke seg inn på korpsets nettside noe av det første mange gjør. Det er derfor viktig at styret ser på hvem som er de primære målgruppene og at siden dekker behovene til målgruppen. Noen får dekket sine behov via en Facebook side, andre vil ha en egen nettside. For sistnevnt finnes det masse ulike løsninger, alt etter hvilket behov en har.
Nettsideløsningen som Styreportalen tilbyr er rimelig, fleksibel og gir korpset i tillegg sin egenart. Mange nettsider er statiske og ser ganske «død» ut, men med løsningen som Styreportalen tilbyr, vil NMF sine nyheter også poppe opp på siden, og den blir dermed mer levende. Hvis du er nysgjerrig på hvordan en slik nettside ser ut, kan du se noen eksempler her.
Korpsets styre forvalter store verdier gjennom instrumenter og noter. En har vanligvis egne materialforvaltere og noteforvaltere som tar seg av å ha oversikten over korpsets eiendeler, sørger for service og vedlikehold på instrumenter, tar seg av nye innkjøp og ajourholder oversikten over eiendeler. For materialforvalterne er det også utarbeidet noen filmer der en kan lære hvordan korpset selv kan ta grunnleggende vedlikehold.
Det finnes tilleggsmoduler en kan kjøpe i Styreportalen for å gjøre arbeidet enklere. For materialforvalteren er det en egen eiendelsutvidelse og app, som en kan kombinere med QR klistremerker. Da kan en scanne eiendeler inn og ut av lageret, kjapt hente opp informasjon om en eiendel og gjøre endringer.
For noteforvalteren finnes det et tillegg som gjør det mulig å scanne inn notesett og splitte det på instrumenter/stemmer. Da kan en velge hvilke noter en øver på i korpset, og alle medlemmene kan få sin stemme enten via epost eller via Tutti appen. Raskt og enkelt, en slipper mye av kopieringsjobben og originalnotesettet kan ligge trygt arkivert.
Korpset trenger inntekter for å kunne drive sin aktivitet. Kontingenten fra medlemmene er en viktig del av dette, men det finnes også andre steder å hente inntekter fra. En viktig kilde er ulike støtteordninger. Du kan finne en oversikt her, og der ligger også noen tips til hva du må tenke på når du søker midler andre steder fra. Husk at voksenopplæringsmidler krever at en fører fremmøtelister, som en enten kan gjøre manuelt eller helst via Styreportalen.
Loppemarkeder og varetellinger er eksempler på arrangementer som er med på å sikre kjærkomne inntekter. Men det fordrer at mange gjør en innsats. Med digital dugnad og salg av digitale skrapelodd kan korpset få inn gode inntekter, samtidig som det kreves minimalt med menneskelige ressurser. Dette er litt som Spleis, som mange kjenner. Et av korpsene som har forsøkt seg på dette er Strusshamn Musikkforening. Korpset hadde målsetting om å tjene 20 000 på to uker, men endte opp med en inntekt på 26 000 kroner. Her kan du lese mer om korpsets erfaring med Digital dugnad.
Men loppemarkedene vil fortsatt bestå, men hvorfor ikke vurdere en dugnadsmodul der all logistikken rundt en slik stordugnad samles på ett sted? Da tjener korpset både godt med penger, og belastningen på de som organiserer slike store arrangementer reduseres kraftig. Dette er under utvikling og vil komme som en tilleggsmodul i Styreportalen.
Styret er ansvarlig for å styre korpset økonomi på en god måte. Litt mer informasjon om gode rutiner og krav kan du lese mer om i denne artikkelen.
Selve regnskapet føres normalt av en som er valgt som kasserer. Det går selvfølgelig an å føre det i excel eller lignende dersom en har relativt få poster. Men det finnes en del elegante løsninger som gjør regnskapsjobben vesentlig enklere. Blant annet kan en bruke Fiken eller Visma og integrere det med medlemsregisteret i Styreportalen via en tilleggsmodul.
Det er også mulig å sette bort regnskapet til et regnskapsbyrå. I løpet av høsten ’23 vil et slik byrå bli tilgjengelig via Styreportalen slik at korps som ønsker det kan sette ut hele den jobben
Her er det bare å velge ut fra hvordan behovet er i korpset, kapasitet og kompetanse. Men det viktigste er at korpset har god oversikt og kontroll. Med bruk av et godt regnskapssystem som er integrert med Styreportalen, vil jobben som kasserer gå lettere og det er vanskeligere å gjøre feil. Styret og kasserer får bedre kontroll på økonomien.
