Årsmøtet
Årsmøtet er det øverste organet i et korps. Det er på årsmøtet medlemmene kan være med å bestemme korpsets retning fremover, og hvordan korpset skal skal arbeide.
Vedtak gjort av årsmøtet kan ikke endres av styret.
- Årsmøtets dagsorden er regulert av korpsets vedtekter. Korpsets vedtekter skal bygge på NMFs mønstervedtekter for musikkorps og drill. Mønstervedtektene finner du her.
- Frister for innkalling, når årsmøtet skal avholdes, frister for medlemmene til å sende inn forslag og når årsmøtedokumenter (inkl. valgkomiteens innstilling) sendes ut finner du i korpsets vedtekter.
- Årsmøtevedtakene og korpsets vedtekter er styrende for korpsets arbeid frem til neste årsmøte.
- Årsmøtet skal gjennomføres strukturert med egen møteleder.
I skolekorps kan det være smart å legge en konsert med skolekorpset til årsmøtet. (Skroll lenger ned på siden for mer informasjon om dette emnet)
Sakslisten i årsmøtet styres av korpsets vedtekter. Saklisten på et årsmøte ser vanligvis slik ut:
Årsmøtets dagsorden
1. Åpning v/leder
2. Oversikt over antall stemmeberettigede utfra vedtektene
3. Godkjenning av innkalling
4. Valg av møteleder, referent og protokollunderskriver(e)
5. Årsmelding
6. Regnskap m/revisjonsrapport
7. Innkomne forslag fra medlemmene
8. Styrets forslag
9. Handlingsplan / aktivitetsplan
10. Budsjett
11. Valg av styre, revisor(er) og valgkomité
Møteleder, referent, protokoll underskriver
- Møteleder kan være hvem som helst, men bør ikke inneha verv eller være leder i korpset.
- Referenten skriver protokoll fra årsmøtet.
- Protokollunderskriver signerer på at protokollen er rett skrevet utfra hvilke vedtak årsmøtet gjorde.
Årsmelding
- Oppsummering av hva organisasjonen har gjort i perioden fra forrige årsmøte
- Årsmeldingen skrives utfra vedtatt handlingsplan
- Styrets arbeid beskrives i årsmeldingen
Regnskap
- Regnskapet for perioden mellom årsmøtene legges frem på en oversiktlig måte
- Revisjonsrapporten skal være signert av revisor
Forslag til årsmøte
- Medlemmene kan sende inn forslag til årsmøtet. Styret er pliktig til å sende forslagene videre til medlemmene uten redigering
- Styret utarbeider egne forslag til årsmøtet
Handlingsplan / aktivitetsplan
- Forslag utarbeides av styret til årsmøtet
- Planen lages utfra hva korpset skal bli (målsetting)
- Tidfesting og hvordan arbeidet skal gjøres
- Kostnadsanalyser er viktig i planen
Budsjett
- Utarbeides fra handlingsplanen
Vedtekter
- Vedtektene kan behandles på årsmøtet dersom det er behov for å gjøre justeringer eller
endringer.
Valg
- Vi anbefaler at leder velges særskilt, fordi leder er ansvarlig.
- Korpset trenger ikke autorisert revisor, kun valgt revisor. Vi anbefaler at det er to revisorer i korpset.
Vedtektene setter rammer for organiseringen og driften av korpset. Korpsets formål skal være nedfelt i vedtektene. Norges Musikkorps Forbund har utarbeidet mønstervedtekter for sine medlemskorps.
Det som står i uthevet skrift er ting som korpset er pliktig til å ha med i sine egne vedtekter, mens det med vanlig skrift er anbefalte paragrafer som korpset kan tilpasse etter behov.
Mønstervedtekter for musikkorps og drillkorps i NMF i wordformat
Valget gjennomføres iht. vedtektene.
Dersom en møtedeltaker ber om skriftlig valg foregår valg skriftlig.
Valgkomiteen
Valgkomiteen har som oppgave å foreslå kandidater til ulike verv i korpset.
Valgkomiteen skal sette seg godt inn i hva korpset skal få til fremover og foreslå kandidater med den kompetansen komiteen mener er riktig for korpset. Valgkomiteen bør balansere kontinuitet og fornyelse i organisasjonen.
Frivillighet Norge har i sin organisasjonshåndbok utarbeidet ti tips til god organisering og gjennomføring av årsmøtet. Tips som sørger for at alle oppgaver i tilknytning til årsmøtet blir ivaretatt.
1. Planlegging
Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være lovlig innkalt.
2. Forbered sakene
Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt budsjett og arbeidsplan for organisasjonen, årsmeldingen må skrives, og regnskapet må være ferdig og revidert.
3. Innkalling
Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene senest 14 dager før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde dato, sted og klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer.
4. Valgkomité
Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret, og alle som skal anbefales bør vite det i god tid. Hvis det er noen kandidater valgkomiteen ikke vil anbefale, må de også få beskjed.
5. Ledelse
Velg en person som skal styre debatten. Denne bør være noen andre enn styreleder.
6. Orden
Vær godt forberedt, det kan vøre lurt å ha ekstra kopier av sakspapirene, evt en kopimaskin i nærheten.
7. Forslag
La alle som vil, komme med forslag. Det kan være lurt å be om å få forslagene levert skriftlig innen en gitt tidsfrist før møtet, så dere vet hvor mange forslag som skal tas opp i løpet av møtet.
8. Vedtekter
Se på vedtektene for å være sikre på at dere følger spillereglene.
9. Hygge
Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne mat og drikke, og ha gjerne en sosial kveld etter møtet.
10. Takk
Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har hjulpet til med årsmøtet.