Utlysning av stevne, NMF Nord-Norge
Regionstyret tildeler hvert år stevne til medlemskorps som søker om å arrangere. Søknadene behandles i styret før sommeren året før, og invitasjon og påmelding sendes ut høsten året før.
Har din organisasjon en kul idé, er gode til å organisere og har lyst til å skape korpsglede for alle? Da håper vi dere har lyst å sende oss en søknad!
Det er ønskelig at stevner i Nord-Norge finner sted overalt i regionen. Under finner du noen kriterier for søknad, litt om økonomi og kontaktinfo.
GENERELL SØKNADSFRIST: 1. mai året før
Ferdig program med innhold til stevne skal være klart til publisering i midten av september og senest 1.oktober.
Teknisk arrangør tar ansvar for:
- påmeldinger og innhenting av nødvendig informasjon om deltakerkorps
- kontakt og spørsmål rundt det praktiske med påmeldte korps
- fakturering
- bestilling av medaljer
- utbetaling av honorar til innleide foredragsholdere på stevnet
- bookinger
- bestilling av reise/opphold til foredragsholdere
NMF Nord-Norge bidrar med:
- kontaktnettverk
- forslag til kontrakter
- hjelp til bookinger, avtaler med skoler osv.
- forslag til instruktører og foredragsholdere
- tilstreber å stille med en faglig og/eller organisatorisk del (i form av kurs/foredrag) gratis på stevnet
- medaljer for stevnet kan skaffes til veie i samråd med kontoret. Medaljebestilling må sendes senest 8 uker før stevnestart
Noen kriterier for søknaden:
- Tid og sted for stevnet; kapasitet i lokaler, kule lokasjoner som kan selges inn for korpsene osv.
- Budsjett for teknisk avvikling; først og fremst hvilke behov dere ser og kostnader knyttet til gjennomføring (lokaler, honorarer, utstyr o.l.), men også forslag til hvordan dekke disse utgiftene (påmeldingsavgifter, søknader, sponsorer, dugnad eller annet)
- Kapasitet; hvor mange korps og korpsmusikanter har dere mulighet innlosjere, både på skoler for overnatting og med tanke på hotellkapasitet. Ved skoleovernatting skal det også stilles med bespisning for overnattende deltakere. Dette gjøres etter avtale, med minimum 2 x frokost, 2 x kveldsmat og 1 x lunsj som krav.
- Skisse for stevneprogram; gjerne med forslag til gjester, trekkplaster og morsomme aktiviteter for korpsene
- Planer/ønsker for festkonsert og festmiddag; aktør(er), sted, meny osv.
- Tanker og ideer om teknisk arrangør sin profil på stevnet
- Til alle våre stevner ønsker vi medvirkning fra barn og unge i planlegginga. Til våre skolekorpsstevner stiller vi krav om en synlig profil for barn/unge
Fordeling mellom teknisk arrangør og NMF
Sponsorinntekter, annet salg og annonser tilfaller teknisk arrangør.
Påmeldingsavgifter og deltakeravgifter tilfaller også teknisk arrangør, minus 50,- per deltaker i stevneavgift som tilfaller NMF Nord-Norge.
Alle priser for stevnet settes av den enkelte arrangør etter godkjenning fra regionstyret.
Her er noen eksempler på mulige priser:
- Korpsavgift per korps + deltakeravgift per deltaker
- Kun deltakeravgift per deltaker
- Aspirantfabrikk: avgift per person
- Work shop: avgift per person
- Overnatting: avgift per person (inkludert mat)
Søknader og sponsor
Det finnes en rekke steder å søke om støtte og sponsor til stevner. Din kommune bør på banen og fylket har kanskje midler å stille opp med. I tillegg vil et stevne kunne generere inntekter for lokale bedrifter, som kan stille opp med tjenester, varer eller penger.
Viktig å huske på er å vise frem mangfoldet, satsing på barn og ungdom, fremme bolyst i kommune og region, og ikke minst vise frem hva dette kan gi en bedrift eller kommune tilbake.
På selve stevnet vil det kunne finnes flere steder å fremme sponsorer og deres interesser, enten i form av utdelt reklame, postere, plakater og andre typer annonser, eller ved oppmøte/stands osv. der sponsorer er synlige. Kanskje kan de inviteres til eksklusive konserter, eller være med på åpning eller avslutning?
I forkant av stevnet kan måter å vise frem sponsorer være gjennom sosiale media, ved å tagge eller ved å lage hashtagger. Kanskje kan man lage blest ved å opprette en bildedelingskonkurranse der en bedrift får tags, likes og blir promotert?
Av større aktører på markedet kan vi anbefale å sjekke ut:
- Samfunnsløftet
- Sullandfondet
- Storebrand
- Coop Nord
- Fylkeskommuner
Husk også på at det trengs mange ulike tjenester til et stevne som for eksempel søppelhåndtering, varer i form av mat, strøm, transport osv. Her er det bare å være kreativ!
Spørsmål om stevne kan stilles til nordnorge@musikkorps.no
Dere kan også nå oss på telefon:
- Andreas: 90208920
- Ida: 40438170
Vi tar gjerne et møte med dere for avklare spørsmål.
Søknad må sendes til nordnorge@musikkorps.no innen 1.mai året før det skal arrangeres!
Svar på søknad kan forventes før sommeren. Da vil også sted og teknisk arrangør for stevnet annonseres.
