Første møte med barn og foresatte

I det første møtet med nye medlemmer og foresatte er det viktig å formidle informasjon som ikke bare informerer, men også engasjerer og skaper et fellesskap. Legg vekt på å skape en åpen og vennlig atmosfære der alle føler seg velkommen og verdifulle fra starten av. Stå i døren og ta imot gjestene når de kommer, vis veien videre inn til første møteplass. Ha nok ledere og bruk musikantene aktivt. Vi anbefaler å starte med en felles introduksjon og by gjerne på kaffe.

Vi vet at bruk av interne begreper kan virke avskrekkende. Vær bevisst hvilke ord og begreper dere bruker i møte med nye barn og foresatte. Slik legges grunnen for et inkluderende og trygt miljø.

Mål: Familien skal velge korps som fritidsaktivitet ved å melde seg inn.

Huskeliste

• Avklar møteplan
  Inkludert agenda og intern ansvarsfordeling. Se forslag til plan under Ressurser.
• Forbered informasjon om korpslivet
  Dette kan gjøres muntlig eller som en digital presentasjon. Inkluder verdier og hvordan det å spille i korps bidrar til barnas utvikling. Dette kan gjøres av en person eller i samarbeid med andre. Velg en kort film eller sett sammen en serie med bilder som illustrerer korpslivet. Benytt gjerne bilder fra eget korps. Beskriv musikantenes utviklingsmuligheter og hva familien knytter seg til om man velger korpset. Del også foresattes opplevelser fra korpset. Se forslag til presentasjon under Ressurser.
• Presentasjon av lederne
  Ta med dirigenten, instruktører, styret og eventuelt andre ressurspersoner tilknyttet korpset. Navn, bilde og informasjon om lederne kan også bli inkludert i velkomstbrevet.
• Prøving av instrument – instrumentkarusell
  Legg en plan for utprøving av instrument (instrumentkarusell) hvor barn og foresatte kan prøve ulike instrumenter. Det anbefales å involvere noen med erfaring på instrumentet. Dette kan være dirigent, instruktør, eldre musikanter i korpset eller musikanter fra voksenkorpset. Se forslag til gjennomføring under Ressurser.
• Innmeldingsliste
  Ha nok innmeldingslister og skrivesaker tilgjengelig, eller digitale verktøy som PC eller nettbrett. Med QR-kode kan foresatte bruke egen telefon.
• Forbered velkomstbrev
  Sørg for nok kopier til alle som møter. La alle som er med fra korpset lese gjennom brevet i forkant. Se utkast til velkomstbrev under Ressurser. Vær bevisst bruk av interne begreper. Se mal for klarspråk under Ressurser.
• Bevertning
  Organiser gjerne kaffe og saft, eventuelt noe å bite i, til gjestene. Dette vil bidra til å skape en god sosial ramme for oppstarten.
• Kvalitetssikre korpsets musikantbehov ved rekruttering
  Avklar korpsets musikantbehov i forhold til tilgjengelige instrument, ønsket besetning og undervisningsressurser. Ta utgangspunkt i planen fra rekrutteringskampanjen, eller se i Ressurser for tips.

Gjennomføring (45 – 60 min)

• Ønske velkommen
  Vær tilgjengelig for å ta imot barn og foresatte som kommer. Vis veien videre til felles informasjonsmøte. Sikre at det er noen i møterommet til å invitere inn, by på kaffe og sette i gang småpraten.
• Informasjon
  • Gi detaljert informasjon om øvingsdag, tid og sted for samspill og spilletimer. Informer gjerne om hvordan spilletimer fordeles og kan endres.
  • Forklar strukturen på musikkopplæringen, inkludert spilletimer, gruppetimer og fellesøvelser. Inkluder informasjon om korpsets behov ved årets rekruttering.
  • Informer om kommende arrangementer. Vis frem sesongplanen for aspirantene.
  • Gi en mer detaljert oversikt over alle kostnader forbundet med medlemskap i korpset.
• Utprøving av Instrument
  Gjennomfør en instrumentkarusell. Se utkast til plan under Ressurser
• Påmeldingslisten og velkomstbrev
  Sikre at alle som vil får skrevet seg på listen. Del ut velkomstbrevet med informasjon om korpset, kontaktinformasjon til styre og informasjon om neste møtepunkt.

Tips

• Oppmuntringstilsyn for engasjement og fellesskap
  Snakk om betydningen av og måter foresatte kan bidra på. Del erfaringer eller eksempler på vellykket foreldreinvolvering i korpset.
• Kommunikasjonskanaler
  Informer om hvilke kanaler korpset bruker og hvordan man får tilgang til disse. Vis gjerne hvordan løsningen fungerer i praksis.
• Fadderordning
  Introduser fadderordninger for nye medlemmer. Dette bidrar til å styrke overgangene. Vurder om en lignende ordning også kan inkludere foreldrene. I første omgang er dette et trivselstiltak, senere et tiltak for å trygge og styrke musikalsk utvikling.
• Trygghet
  Gjennomgå korpsets retningslinjer for trygghet, inkludert regler for fotografering, deling og samtykke, og mobilbruk. Se forslag til retningslinjer under Ressurser.
• Innmelding i kulturskolen
  Der foresatte melder barn inn i kulturskolen kan det tilrettelegges for digital innmelding i samme møte.
• Benytt stammespråk med omhu
  Fagspråk, eller stammespråk, kan oppleves som en barriere for mange og er kun effektivt om alle skjønner hva det betyr. Vi anbefaler å begynne tidlig med å forklare hva ulike begreper betyr i en korpsetting. Bli inspirert av malen Klarspråk – del 1 under Ressurser.

Ressurser – kommer

Første spilletime

Be foresatte til å være til stede og delta på den første spilletimen sammen med barnet. Dette er med på å skape en trygg atmosfære for musikanten, samt at foresatte lærer mer om hva som skjer i korpset og hvordan de kan støtte opp om musikantens utvikling hjemmefra. Dette er samtidig en gylden mulighet til å bli kjent med instruktører og andre voksne i korpset.

Mål: Skape trygg atmosfære og god tilknytning med instruktør / lærer.

Huskeliste

• Forventningsavklaring med kulturskolen
  Snakk med rektor om at korpset ønsker at foresatte skal være med på musikantens første spilletime. Inngå avtale om at rektor informerer sine ansatte om korpsets forventing. Avtal med rektor at korpset kan ha direkte kontakt med spillelærer om hva korpset forventer av spilletimene.
• Avklar med spillelærer
  Informer spillelærer om foresattes deltakelse på første spilletime. Del informasjon om hva korpset ønsker å oppnå og be spillelærer støtte opp om målet.
• Delta sammen med barnet
  Inviter foresatte til å delta på første spilletimen(e) med barnet.
• Instrumentoppsett og notestativ
  Materialforvalter må tilrettelegge for nok instrument, noter og notestativ. Avklar om foresatte skal få låne instrument med seg hjem om ønskelig. Legg til rette for at instrumentet er forsikret ved foresattes hjemlån. Dersom foresatte ikke har egne instrument må spillelærer ha tilgang på nødvendig utstyr til å desinfisere instrument mellom spilletimer.
• Informasjonsskriv: Vedlikehold av instrument
  Forbered et enkelt skriv om vedlikehold av instrument og hva man skal gjøre dersom noe ikke virker. Legg inn lenker til filmer og informasjonsskriv om instrumentkunnskap.

Gjennomføring (30 min)

• Demonstrer riktig oppsett av instrument og notestativ
  La barn og foresatte få prøve å gjøre dette selv.
• Få lyd i instrumentet
  Gjør dette på en positiv og morsom måte og involver også foresatte.
• Oppsummering
  Spør om noen har spørsmål og gi dem anledning il å komme med tilbakemeldinger.
• Praktisk informasjon
  Sørg for at alle vet hva som skal med til hver spilletime og hvilke forventninger korpset og spillelærer har til forberedelser, oppmøte, fravær og det å få undervisning.

Tips

• Inviter inn i kanaler for deling av informasjon med foresatte
  Åpne for deltakelse i kanaler som Facebook-gruppe, e-postliste eller chatgruppe for deling av informasjon. Tilby opplæring i bruk av kanaler.
• Fravær
  Mange steder kan en ledig spilletime benyttes av noen andre om korpset / spillelærer får beskjed i tide. Dersom dette gjelder i ditt korps, er det lurt å informere foresatte om dette.
• Etabler en kaffestasjon
  Mange foresatte venter på sine barn når det er spilletime. Legge til rette for kaffepauser sammen med andre foresatte. Her kan det kreve litt innsats i starten for å få det opp å gå.

Ressurser – kommer

Første aspirantkorpsøvelse

Første aspirantkorpsøvelse er en milepæl for mange. Det er en anledning å markere, og en mulighet til å styrke relasjonen til de foresatte. På samme måte som første spilletime anbefaler vi å invitere foresatte til å delta aktivt på første aspirantkorpsøving med barna. Barn som ser at deres foresatte engasjerer seg i aktiviteten er ofte mer motiverte og positive til opplevelsen. Foresattes deltakelse ved oppstart bidrar til å etablere et trygt miljø for aspiranten. Samtidig vil det gi foresatte en forståelse for hvordan en aspirantøvelse foregår, og hvilke forventninger dirigenten har til aspirantene. Som på spilletimen er det en fin anledning for foresatte å bli bedre kjent med dirigenten og andre voksene i miljøet. Utvides øvelsen kan man også legge inn en uformell kaffeprat for å bygge nettverk blant foreldrene og samtidig tilby enda mer informasjon om korps som fritidsaktivitet.

Mål: Skape trygg atmosfære og god tilknytning med dirigent og medaspiranter.

Huskeliste

• Avklar møteplan
  Inkludert agenda og intern ansvarsfordeling. Se forslag til plan under Ressurser.
• Informasjon til foresatte
  Sørg for at foresatte har god informasjon om når og hvor øvingen finner sted.Forbered og distribuer en sjekkliste for hva som skal medbringes til øvelsene
• Oppsett
  Sørg for at det er skilt eller personer som peker nye medlemmer og foresatte til riktig sted. Det er også viktig at instrumenter, stoler og oppsett er klart i god tid før øvelsen starter.
• Utstyr
  Om foresatte skal spille med er det viktig å sikre at det er nok instrumenter og stoler til alle. Noter og notestativ kan de dele med sitt eget barn.
• Avklar informasjonsplan med dirigent
  Informer dirigent om foresattes deltakelse på første aspirantkorpsøvelse. Del informasjon om hvordan det skal gjennomføres og hva korpset ønsker å oppnå.

Gjennomføring (30 min, 15 min korpskafé)

• Introduksjon og forventninger
  Ønsk velkommen. Presenter styremedlemmer og dirigent, og gi en kort oversikt over øvelsen. Informer om forventninger til oppmøte, rutiner ved fravær, tilstedeværelse og musikalsk utvikling. Del ut sjekkliste for hva som skal medbringes til øvelse, se mal under Ressurser.
• Øvelsen
  La foresatte sitte ved siden av sitt barn under øvelsen. Legg til rette for aktiv deltakelse fra foresatte, enten det er ved å spille på instrument, en rytmisk øvelse eller musikklek.
• Informasjon fra dirigenten
  Snakk om viktigheten av å spille hjemme og hvordan foresatte kan støtte opp om en øverutine sammen med barnet.
• Informasjon fra instrumentforvalter
  Gi informasjon og demonstrer enkel instrumentrengjøring, vedlikehold og rutiner når noe blir ødelagt.
• Spille sammen
  Avslutt øvelsen med en enkel samspilløvelse der barn og foresatte spiller sammen.
• Korpskafé
  Inviter foresatte på kaffe mens barn får en liten stund alene med dirigenten. Her kan korpset gjerne invitere øvrige korpsforesatte til å komme.

Tips

• Å spille hjemme
  Del øvetips og ressurser som øveplaner eller nettbaserte musikkspill og lignende. Se forslag under Ressurser.
• Instrumentvedlikehold
  Tilby guider for vedlikehold og opprett en kontaktperson for spørsmål eller hjelp.
• Sosialt samvær
  Vurder å arrangere en sosial samling etter øvelsen for å fremme samhold og gi nye medlemmer og foresatte en mulighet til å knytte bånd med andre i korpset. Inviter gjerne hovedkorpset, eller en gruppe musikanter fra hovedkorpset, til å opptre og tilby bli-kjent aktiviteter for aspirantene.

Ressurser – kommer

Første foreldremøte

Tidlige møter med nye foresatte bidrar til å gjøre overgangen til et nytt miljø tryggere. Inviter til et foreldremøte og en hentekonsert allerede i uke 4 av medlemskapet slik at dere kan starte å bli kjent med hverandre. Tidlig involvering av foresatte bidrar til å styrke samholdet i korpset samtidig som det er en god anledning til å sikre at alle er oppdaterte på nødvendig informasjon om korpsets drift, forventninger og aktiviteter. Det er også viktig å være åpen for innspill fra nye foresatte.

Mål: Sikre god forståelse for korps som aktivitet blant foresatte.

Huskeliste

• Lag en agenda til foreldremøtet
  Planlegg godt og sørg for at møtet ikke overskrider 30 minutter. Se utkast til agenda under Ressurser. Repeter gjerne informasjon fra tidligere møtepunkter og minn om korpsets forventninger til musikanten.
• Økonomi og sesongplan
  Forbered informasjon om økonomiske forpliktelser slik at nye foresatte vet hva som forventes av dem fremover. Knytt denne informasjonen til en oppdatert sesongplan.
• Foresattes innsats
  Opprett en liste over oppgaver og verv som foresatte kan ta del i. Periodisk frivillighet er i vinden, ta høyde for dette i planleggingen. Se forslag til aktuelle oppgaver og verv under Ressurser.
• Utviklingsstigen
  Forbered en utviklingsplan som kan vises til nye medlemmer og foresatte. Denne kan inkludere informasjon om hvilke korps man får delta i på forskjellige nivå.
• Sit-in med hovedkorpset
  Å sitte inne i lyden er inspirerende. Planlegg øvelser der aspirantene får lov til å være en del av junior – eller hovedkorpset, gjerne uten instrument, og informer foresatte om dette. Inviter gjerne foresatte til å sit-in sammen med egne barn.

Gjennomføring (30 min. møte, 15 min. hentekonsert)

• Informasjonsdeling (30 min)
  Del ut sesongplaner, oppgavelister, utviklingsplaner og annen forberedt informasjon om kommende aktiviteter. Minn om kommunikasjonskanaler som korpset tar i bruk.
• Hentekonsert (15 min)
  Gjennomfør en kort hentekonsert for foresatte rett etter foreldremøtet der medlemmene kan fremføre det de har lært så langt.
• «Band Battle»-forberedelser
  Spør en eldre musikant eller instruktør om å involvere foresatte i en «Band Battle» med en enkel body percussion-rutine. Foresatte kan få i oppgave å øve på dette hjemme til neste planlagte foreldremøte/hentekonsert. Se lenke til body percussion-rutiner under Ressurser.

Tips

• Tidspunkt
  La foreldremøte sammenfalle med aspirantøvelsen. Avslutt møtet med aspirantkorpsets første hentekonsert.
• Personlig oppfølging av foresatte
  Etabler et korpsbuddy-system der nye foresatte har en dedikert person å henvende seg til dersom de lurer på noe rundt korpset.
• Nyhetsbrev
  Utarbeid og planlegg at korpsets nyhetsbrev blir gitt ut under dette møtet. Mal på nyhetsbrev finner du under Ressurser.
• Tilrettelegging for frivillighet
  Gjør det enkelt for foresatte å bidra ved å ha fleksible roller og oppgaver som kan passe i en travel hverdag.
• Korps-supportere og Hang-arounds
  Flere ønsker å bidra, men opplever at de ikke blir spurt. Skap et miljø som er åpent for alle som ønsker å bidra eller være en del av et nettverk, gjerne uten fast tilknytning til korpset.
• Benytt stammespråk med omhu
  Fagspråk, eller stammespråk, kan oppleves som en barriere for mange og er kun effektivt om alle skjønner hva det betyr. Vi anbefaler å begynne tidlig med å forklare hva ulike begreper betyr i en korpsetting. Bli inspirert av malen Klarspråk – del 2 under Ressurser.

Ressurser – Kommer

Andre foreldremøte

Selv om foresatte har blitt inkludert tidligere ved flere anledninger kan et nytt foreldremøte i uke 8 bidra til å styrke relasjonen mellom foresatte, ledere og instruktører. Dette er viktig for å bygge et støttenettverk rundt musikantene. Det kan oppstå nye spørsmål eller usikkerhet etter hvert som tiden går, og et møte på dette tidspunktet kan adressere eventuelle uklarheter og forventninger. Dette er også en gylden mulighet til å kartlegge kompetanse blant nye foresatte og gi dem spesifikke verv og oppgaver i korpset.

Mål: Sikre tilknytning og engasjement hos foresatt.

Huskeliste

• Bekreftelse av møtetidspunkt
  Send ut en påminnelse om møtet og hentekonsert via e-post eller andre kommunikasjonskanaler som korpset bruker. Minn om at foresatte må øve på sitt bidrag til «Band Battle» som skal fremføres på hentekonserten. Be om bekreftelse på invitasjonen, ring opp alle som ikke svarer.
• Lag en agenda til møtet
  Planlegg godt og sørg for at møtet ikke overskrider 30 minutter. Se forslag til agenda under Ressurser.
• Kartlegging av kompetanse
  Benytt vår mal eller lag en enkel undersøkelse som foresatte kan fylle ut før møtet for å avdekke ferdigheter og interesser som kan komme korpset til gode. Samkjør undersøkelsen med listen over oppgaver og verv som ble delt ut på første foreldremøte. Se forslag til kartlegging under Ressurser.
• Vedlikehold av instrumenter
  Finn frem sjekklisten som dekker vanlige vedlikeholdsoppgaver som kan utføres hjemme.
• Notekunnskap
  Forbered et dokument eller en presentasjon som introduserer grunnleggende notekunnskap slik at foresatte kan hjelpe til hjemme.

Gjennomføring (30 min. møte, 15 min. hentekonsert)

• Informasjonsdeling
  Del ut informasjon og gå gjennom instrumentvedlikehold og notekunnskap.
• Kartlegging av kompetanse
  Bruk resultatene fra kartleggingen til å ha en diskusjon om hvordan foresattes ferdigheter kan brukes i korpset. Del ut verv og spesifikke oppgaver dersom dette er klart. Husk å avklar med foresatte i forkant.
• Motivasjon til å spille hjemme
  Del strategier, erfaringer og tips til hvordan man kan oppmuntre til å spille mer hjemme.
• Informasjon om årsmøtet
  Forklar formålet med årsmøtet og hvordan foresatte kan bidra til beslutninger. Del informasjon om hvordan musikantene blir involvert og hørt.
• Hentekonsert og «Band Battle»
  Gjennomfør en kort hentekonsert for foresatte rett etter foreldremøtet der medlemmene kan fremføre det de har lært. Fremfør «Band Battle» sammen med foresatte til slutt.

Tips

• Tidspunkt
  La foreldremøtet sammenfalle med aspirantøvelsen. Avslutt møtet med aspirantkorpsets første hentekonsert.
• Praktisk foreldreinvolvering
  Gi spesifikke eksempler på hvordan foresatte kan være involvert i drift, logistikk, tilstedeværelse på øvelser og andre støttefunksjoner. Da blir det lettere for foresatte å vite hvordan de kan bidra med det de kan.
• Støtte hjemme
  Understrek viktigheten av et positivt og oppmuntrende miljø for å bidra til at barnet spiller mer hjemme.
• Digitale verktøy til kartlegging
  Vurder å opprette kartleggingsundersøkelsen digitalt i et Google-skjema for å gjøre det mer sannsynlig at foresatte svarer på den. Vær oppmerksom på at ikke alle har kunnskap om eller tilgang til valgte digitale plattform.
• Benytt stammespråket med omhu
  Fortsett jobben med å koble nye foresatte på korpsjargongen. Del flere ord og utrykk fra korpslivet.

Ressurser – kommer